Asistent Administrativ Recepție și Achiziții

Ești organizat, structurat și prompt?

Îți place să lucrezi în echipă și să ajuți la rezolvarea problemelor?

Vrei să contribui la dezvoltarea unei companii românești, lider în industria sa?

Asistent Administrativ Recepție și Achiziții – Aplică acum!

Asistent Administrativ Recepție și Achiziții – Responsabilități
1. Obiectivele generale ale postului
a. Organizarea, coordonarea și implementarea activităților administrative din zona de Recepție a sediului Toneli din București în acord cu Supervizorul Administrativ Toneli București
b. Realizarea de achiziții de produse pentru uzul companiei, în acord cu Manager Achiziții

2. Sarcinile și responsabilitățile specifice postului

2.1 Achiziții
• Realizează activitățile de achiziție materiale, servicii, produse în conformitate cu termenele agreate și bugetele agreate la nivel de punct de lucru/locație
• Analizează piața furnizorilor pentru categoria de produse/servicii din aria sa de activitate
• Colaborează cu beneficiarul intern pentru definirea specificațiilor pentru produsele/ serviciile ce fac obiectul achiziției
• Întocmește și transmite cereri de ofertă
• Întocmeşte, derulează și transmite comanda de aprovizionare către furnizorul agreat
• Menține legătura cu Beneficiarul intern cu privire la statusul comenzilor plasate și rezolvă reclamațiile primite de la Beneficiar cu privire la conformitatea produselor achiziționate
• Urmărește recepțiile aferente comenzilor lansate și clarifică cu furnizorii situațiile apărute în legătură cu marfa comandată

2.2 Administrativ Achiziții
• Întreține Baza de date ERP și Achiziții dpdv nomenclatoare (furnizori articole, specificații tehnice, unități de măsură, etc)
• Introduce în Sistemul de Achiziții intern cereri pentru produse și bunuri de achiziționat
• Analizează stocurile de bunuri din sistemul ERP și completează în Sistemul de Achiziții
• Verifică și completează cererile de achiziție cu informațiile necesare
• Verifică și completează Justificarea cererilor de achiziție
• Procesează în sistem Cererile de Achiziție și Comenzile aferente pentru Ariile delegate

2.3 Administrativ Recepție
• Citirea email-urilor primite pe adresa generală și redistribuire în funcție de subiect
• Distribuire documente care vin cu mapa internă (de la Punctele de Lucru) și transmiterea de documente și colete către Punctele de Lucru
• Evidență documente intrări/ieșiri (poștă sau curier)
• Comunicare internă și externă (telefon, email, fax, direct)
• Arhivare documente pe suport electronic
• Asigurare suport administativ pentru toate departamentele companiei aflate în sediul companiei din București
• Traducere documente din/în limba engleză (nivel de complexitate redus spre mediu)
• Obținere documente pentru viza de călătorie (rezervare hotel, bilet avion, asigurare)
• Asigurare protocol în cadrul întâlnirilor (servire apă, cafea, ceai)
• Gestionare flux referitor la trimiterea și recuperarea tonerelor pentru imprimante și copiatoare pentru reîncărcare
• Schimbare prețuri (TPC diverși, TPC – TH, Acceptare ofertă, Fertilizatori) și trimitere către punctele de lucru
• Trimitere plicuri/colete în țară (Curier -Self AWB) sau străinătate (TNT, DHL)
• Asigurare necesar lunar de consumabile pentru curățenie și rechizite pentru birou
• Comandă consumabile pentru bucătărie (apă, cafea, lapte, pahare, șervețele etc)
• Comunicări referitoare la evenimente interne sediului din București (aniversări, concedii ale colegilor din dept. Adminitrativ
• La terminarea programului se asigură că instalația de AC (aer condiționat) este oprită, ușile sunt închise (inclusiv la balcon)
• Gestionare reclamații telefonice sau email

Ofertă:

• Pachet salarial în acord cu competențele profesionale și rezultatele de succes în activitatea de până acum
• Beneficii: tichete de masă, tichete cadou, produse ale companiei, transport la și de la locul de muncă până la punctul Piața Victoriei, metrou
• Instrumente de lucru: telefon de serviciu, calculator desktop.

Cerințe:

• Studii universitare în domeniul Economic, Tehnic sau Administrarea Afacerilor
• Experiență în achiziții minim 1 an
• Experiență în activități administrative de birou
• Capacități analitice, seriozitate, responsabilitate
• Capacități de organizare și gestiune eficientă a timpului
• Orientare către clientul intern
• Atenție la detalii
• Comunicare asertivă
• Rezolvarea problemelor, promptitudine
• Utilizare MS Office – nivel mediu
• Limba engleză – nivel mediu